わかりやすさとは何か、パワポ・プレゼンで効果的に情報を伝えるための3つのコツ

効果的な情報伝達のコツを伝えることが、この記事の目的です。この記事を読むことで、短時間で要点をわかりやすく伝えるスライドのコツを3つ学ぶことができます。結果として、相手をアクションに導くこと、ができるようになります。

では、見ていきましょう。まずは、目次です。以下、4つにわけてお伝えします。

わかりやすさとは何か、パワポ・プレゼンで効果的に情報を伝えるための3つのコツ

効果的な情報伝達のコツを学ぶメリット

わかりやすいとは何か

情報は脳で処理されます。短時間で処理・理解できるものが、わかりやすい情報です。処理・理解するのに長時間かかるものは、わかりにくい情報です。ここでは、これだけ覚えてください。

伝わらないコミュニケーションの例

わかりやすいとは、短時間で理解できることだと学びました。具体的に、わかりにくい文書をみて、それをどうすればわかりやすくできるのかを、これから見ていきます。

べた書きの例=>わかりにくい。

チェーンの牛丼はとても安くて、多くの人にとって買い求めやすいものだ。このため、お金のない学生であっても気軽にお店に入ることができる。そして、チェーンの牛丼はとても速くつくられて、速く提供される。だから、ビジネスパーソンにとっては、あまり時間がなくても、次に予定があっても気兼ねなく食事ができる。また、小さい子ども連れのファミリーにとってもありがたいだろう。待ちきれない子どももいるからだ。そして、チェーンの牛丼はとてもうまい。何度食べても飽きがこない。だから、朝に食べたとしても、夜にも食べることができる。(出展:超・箇条書き「10倍速く、魅力的に」伝える技術

箇条書き=>伝えたいことを速く、正確に伝えることができる

チェーン牛丼店のすばらしさは3つ

  1. 安い
  2. 速い
  3. うまい出展:超・箇条書き「10倍速く、魅力的に」伝える技術

情報が少なくてシンプル。だけど、理解しやすい

べた書きの262文字に対して、箇条書きは27文字。10分の1の情報で、同じ情報を伝達できる。

べた書きの例では、情報が整理されておらず何が書かれているかがわからないから、読み手は理解するのに時間がかかるし、苦労する。一方、箇条書きの場合、パット見てパットわかる一瞬で、すぐに理解できる。だから、忙しい人でも話しを聞いてくれるし、理解できるから行動にもつながる。

次に、図式化して、理解していってみようと思います。

悪い例:受け手に情報処理の負荷をかける

上が報告する側、下が情報を受取る側です。

報告する側が、牛丼の例のように、べた書きの状態で報告したとします。

すると受け手は、未整理の状態で情報を受領するので、自分で情報処理をして要点をまとめる必要があります。

相手が暇な人だったり、優しい人なら良いですけど、未整理のメッセージを理解するのは負担なので、理解するのを諦められてしまうかもしれません。

じゃあ、どうすればよいのか。

良い例:受け手の負荷を減らす

簡単で、報告する側が、情報を整理して受け手に渡せば良いんです。例えば、牛丼の例で言えば、牛丼チェーン点の良さは3点。1.安い、2.速い、3.うまいですといった具合に。

そうすれば、受け手の側で情報を処理する負荷が減るから、理解が促進されるし、行動にもつながる。理解されなければ行動につながりません。だから、相手にわかりやすく理解してもらうことが重要です。

これで、『わかりやすいとは何か』ということについてわかったと思いますので、もう一度、先程のスライドを見て振り返りましょう。

わかりやすいとは、短時間で情報を理解できること

じゃあ、わかりやすいとは、短時間で情報を理解・処理できることは、理解できたと思います。けど、どうやって、短時間で情報を理解してもらえるようになるのが問題になりますよね。

それを、これから見ていきます。

わかりやすさに必要な2つの要件:外見と中身

わかりやすさに必要な要素は2つです。外見的要因と中身的要因です。中身的要因は、牛丼の例でみたように、箇条書きで、シンプルに簡潔に伝えること、などを差しています。

ここでは、外見的要因に絞って、コツを3点お伝えしていきます。

コツ1:Z(ゼット)の法則。人の視線はZで動く

人の視線の動きは、基本、左=>右、上=>下へと移動します。左上から始まり、右下で終わります。Z字の法則として、知られています。

これを理解した上で、スライド上に情報を配置すると理解されやすくなります。具体的な例を、見てみましょう。

Zなので、ドラゴンボールZの例を挙げてみます。これは、まさにZの法則が当てはまる典型です。

最後に視線が行きつく先には、『予約する』のクリックボタンが配置されています。

左から右、上から下。この視線の流れをよく覚えておいてください。今後、意識してみると、実は、この傾向を活かした広告などを見つけることができます。

では、2つ目のコツに移りましょう。

コツ2『グラフ=左』、『文字=右』

人間の脳の仕組みは、左脳が言語・論理性・計算などを担い、右脳がイメージ・直感・創造性などを統括することが知られています。

左目の情報=>右脳で処理(イメージに強い)
右目の情報=>左脳で処理(数字・論理に強い)

つまり、この脳の仕組みにあわせてスライドの配置を決める必要があります。だから、スライドのグラフには左に、右にはメッセージに置くのが正しい配置です。

具体的に、それが本当かどうか見てみましょう。

グラフの配置によるわかりやすさ

左の図のほうが、すんなりと理解できませんか?

※ただし、左利きの人は、逆のほうが理解しやすい場合があります。また、左利きの人は、どちらに何が配置されていても理解できるケースもあるそうです。

ただし、多くの人は右利きなので、右利きの人の場合にあわせてスライドを作るのが良いと思います。

脳の特徴を活かしたスライドの構成サンプルは以下の通り。

脳の特徴を活かしたスライドの配置例

簡単です。上に、左上からメッセージを配置。次に、左に図やグラフを置いて、右に説明文です。これを活かした例が、次。

脳の特徴を活かしたスライドの配置例1

これは、配置通りですよね。上にキーメッセージ。

左に図を置いて、右に説明文。上から下、左から右でわかるようになっています。右下に最後の視線がいくから、結論を置いてます。

脳の特徴を活かしたスライドの配置例2

これも例1と全く同じです。上にメッセージ。左に図を置いて、右に説明。右下に、結論。

いつもこうする必要があるのかと言うと、そうではありません。他の例も見てみましょう。

脳の特徴を活かしたスライドの配置例3

こぺる100番台 2週間15記事5万PV-ブログ運営-ゴールから逆算

これは、更にシンプルです。上にメッセージを置いて、下は右と左で画面を分割していません。あえて分ける必要がない場合は、わけなくて良いです。

むしろ、このほうがシンプルですので、上下で表現できるならば、上下で表現するのが好ましいです。

では、3つ目のコツを見てみましょう。これで最後です。

コツ3:色使いの統一

例えば、って、赤字、赤信号、出血など危険なシグナルに使われますよね。逆に、信号は青信号

数字で赤字を表記するなら赤で表現して、良い決算なら青にする。

そうすることで、視覚的にもパット見て、ぱっと分かる

また、色が持つ印象と伝えるメッセージが同じなので(赤:危険=>赤字決算)、読む側も理解が促進されます。

けど、色の使い方には、次のような例もあります。

色の使い方:応用編

英語の鉄則-読み書きだけでは、英語を聴け・話せるようにならない

これは、①~④までのプロセスを示した図です。

見ればわかるように、順序で色を分けているのではなく、読む・書く・聴く・話すの行動に色を割り当てています。

こうすることで、パット見て、上で①だった『読む』が、下では②にあり、③にあった『聴く』が、①にあることがわかります。

これは、同じ色同士を認識しているから、一瞬で理解できています。

では、今日の学んだことをおさらいしましょう。

わかりやすさとは何か、パワポ・プレゼンで効果的に情報を伝えるための3つのコツ

わかりやすいとは、短時間で情報を処理し理解できること。逆にわかりにくいとは、情報処理・理解に時間がかかること。

べた書きだと情報処理に負担がかかりわかりにくい。箇条書きにすれば、要点だけを伝えることができるので、負担が減ってわかりやすい。

わかりやすさには、外見的要因と中身的要因がある。外見的要因として、コツがを3つ学んだ。

みなさん、いかがでしたでしょうか。今回は、プレゼン形式で試してみましたが、学びはあったでしょうか?

今回は、コツを絞ってお伝えしましたが、更に深めていきたい方々には、以下の3冊をオススメします。

今回の資料作成にあたって、私が参考とした本です。実際には、他の本や実践を通じて得た知識も含まれていますが、基本として、この3冊を抑えておけば大丈夫です。

1冊だけを選ぶなら、社内プレゼンの資料作成術

内容的要素に着目するなら、超・箇条書き。外見的要素に着目するなら、一生使える見やすい資料デザイン入門がそれぞれオススメです。

更に知りたい人がいたら、コメント欄にご質問ください。回答いたします。

わかりやすさとは何か、パワポ・プレゼンで効果的に情報を伝えるための3つのコツ

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こぺる 仮想通貨・リップル

個人投資家・ブロガー。SBI・金融機関出身で独立。リップル・XRP、仮想通貨、投資についてツイート。ブログ開始2週間で5万PV達成。高校時代にTOEIC900点達成。日英仏語トリリンガル。週刊SPA・Yahoo・コインチョイスなどへ寄稿

5 thoughts on “わかりやすさとは何か、パワポ・プレゼンで効果的に情報を伝えるための3つのコツ

  • 2018年7月2日 at 2:16 AM
    Permalink

    リンク切れしてますよ?

    Reply
    • 2018年7月2日 at 8:02 AM
      Permalink

      ありがとうございます。確認します。

      Reply
  • 2018年7月2日 at 6:23 PM
    Permalink

    こぺる様

    いつもありがとうございます。
    こぺるさんは情報伝達のコツを実践されているから、読みやくて難しい事を分かりやすく伝えられるのですね。
    牛丼やドラコンボールZのチョイスはクスッと笑っいながら学べました(*´ー`*)
    おちゃめなとこも魅力的です。
    資料作成の参考にさせさていただきます。

    ねね5

    Reply
    • 2018年7月3日 at 10:24 AM
      Permalink

      ねね5さん

      ここには書ききれていないのですが、情報伝達のコツは色々あって、それを実践しています。
      相手に理解してもらうためには、伝える側が、『相手に理解される努力』をすることが必要だと思っている
      からです。

      わかりやすい例も含めて、受け入れやすさを考えないとダメなんですね。資料の配置などは、
      すぐに取り入れることができると思うので、是非、ご活用ください!

      こぺる

      Reply
  • 2018年7月3日 at 3:42 PM
    Permalink

    こぺる様

    「相手に理解される努力」
    私も頑張ってみます。
    ありがとうございました。

    ねね5

    Reply

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